Como funciona e como gerar a DANFE online?

POR: Jornal Contábil 

A nota fiscal, que muitos conhecem, é um documento obrigatório para comprovar transações de venda e serve de referência para o recolhimento de impostos. Sua versão eletrônica veio para facilitar a vida dos empreendedores e tornar todo o processo de emissão de notas mais seguro e prático.

Mas e o DANFE, para que serve?

DANFE online e a NF-e são diferentes?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal) nada mais é do que um resumo da nota fiscal em formato mais fácil de ler. Isso porque a NF-e é emitida em formato XML, para ser lida por computadores e sistemas.

O DANFE facilita o acesso aos dados da nota fiscal, mas não a substitui. Além de não conter todas as informações que existem na NF-e, o DANFE não tem valor fiscal.

No entanto, é um documento de extrema importância para a circulação de mercadorias, e precisa ser impresso e enviado junto com os produtos vendidos, para o fornecedor ou cliente final.

No DANFE online é possível consultar os dados completos das mercadorias e da transportadora. Inclui obrigatoriamente uma chave numérica de identificação da NF-e (composta por 44 dígitos) acompanhada de um código de barras, que permitem consultar a própria nota fiscal eletrônica.

 Como emitir o DANFE online?

A emissão do DANFE pode ser feita pelo mesmo sistema emissor da NF-e. É recomendado pelo próprio Ministério da Fazenda que os dois documentos sejam gerados pelo mesmo sistema, para garantir que os dados estejam todos corretos.

Os dados da nota fiscal eletrônica devem ser preenchidos no sistema, e a nota é enviada para validação da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). A validação costuma levar apenas alguns segundos e, se os dados estiverem todos corretos, a NF-e é liberada para emissão.

Assim que a NF-e for emitida, é só gerar e imprimir o DANFE. Lembrando que só é possível gerar um DANFE por nota fiscal. Caso existam muitos produtos na mesma nota, o DANFE pode ser emitido com mais de uma folha.

Só é preciso garantir que na parte superior constem as informações obrigatórias, como por exemplo:

• nome e dados da empresa de emissão;
• número e série do DANFE;
• tipo de operação (se é uma nota de entrada ou de saída);
• código de barras e chave de acesso.

Quais as vantagens do DANFE online?

A principal vantagem do DANFE é facilitar o acesso às informações da NF-e. Além disso, acompanha o trânsito de mercadorias e pode servir de comprovante da operação se a assinatura do destinatário for coletada na entrega da mercadoria.

O DANFE online também reduz a possibilidade de erros de escrituração, já que utiliza o mesmo sistema emissor da NF-e, e aumenta a transparência das empresas (à medida que permite consultar os dados da NF-e direto no site da Receita Federal ou da SEFAZ).

Assim como a NF-e, o DANFE online reduz despesas com impressão e armazenamento desses documentos, que podem ser arquivados virtualmente.

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